إرشادات لتحسين إدارة وقتنا وتنظيم أنفسنا بشكل أفضل

لتحسين إدارة وقتنا وتنظيم أنفسنا بشكل أفضل نحتاج لترتيبات محددة . لقد فكرت في الأمر عدة مرات بنفسي ، وليس لدي وقت لأي شيء! الشعور بأنك دائمًا في عجلة من أمرك ، وأنك غير قادر على التأقلم ، وأن تكون مشغولًا للغاية …

 

مع العديد من الالتزامات المهنية والشخصية ، ولكنك لا تزال تشعر بأن المرء لا يتقدم ، وأن المرء لا يمكنه فعل ما هو مقترح ، أو أنه لا يفعل ذلك لا يفيد شيئا. يمكن أن يكون هناك أيضًا شعور بالتشتت والارتباك ، بدء العديد من الأشياء وعدم الانتهاء منها ، أو عدم معرفة من أين نبدأ … أتمنى أن يكون اليوم 40 ساعة! هل حدث لك شيء مثل هذا من قبل؟

 

هذا الموضوع واسع للغاية ، هناك العديد من الدراسات والأساليب والموارد التي يجب مراعاتها. لكن هنا أريد أن ألخص بعض النقاط الأساسية لتحسين إدارة وقتنا وتنظيم أنفسنا بشكل أفضل: أقول لك أن الأمر يتعلق بعاداتنا ، بالتعلم ودمج العادات الجيدة والقضاء على العادات السيئة التي تجعلنا غير فعالين.

 

تعلم التنظيم هو مهارة يمكن اكتسابها وصقلها:

أعذار مثل “لقد كنت دائمًا على هذا النحو” غير صالحة ، أو “إنه مستحيل لأن لديّ آلاف الأشياء التي يجب القيام بها” … كلما زادت الأشياء ، زادت أهمية أن يكون لديك منظمة جيدة. بالتأكيد أنت تعرف أشخاصًا لديهم جدول زمني ممتلئ للغاية ويعملون بشكل جيد للغاية ، دون ضغوط وبطريقة مثمرة.

 

إذا كان لديك بالفعل مهام في روتينك اليومي أكثر مما يمكنك التعامل معه ، فأنت تسيء تنظيم جدولك. قد تكون هناك مشكلة عندما يتعلق الأمر برفض ، عند حساب الوقت الذي سيستغرقه كل شيء ، أو تحمل المسؤوليات التي يمكنك تفويضها أو التي لا تتحملها ، أو وضع حدود ، أو طلب المساعدة. إذا كانت المشكلة ، بالأحرى ، أنه لا يمكنك إيجاد مساحة للأشياء التي تعتبرها مهمة ، وأنك تفعل الكثير ولكنك تشعر أنك لا تحرز تقدمًا ، أو أنك دائمًا مشغول ولكنك غير منتج ، أو أنك تضيع الوقت ولا تعرف ماذا ، وما إلى ذلك. لذلك قد يكون هناك العديد من العادات لتعديلها لتحسين استخدام وقتك.

 

 

أولاً: التحليل الذاتي. كيف أقضي وقتي؟

راجع يومك بعد يوم ، والأنشطة التي تقوم بها والأشياء التي تستهلك وقتك ، ولاحظ ذلك. يمكنك حتى (وأنا أنصحك ) باستخدام أدوات للقيام بذلك مثل aTimeLogger أو في سياق عمل أكثر Toggl. سوف يساعدك على الحصول على أساس جيد تعمل عليه مؤسستك.

نصيحتي الأولى لتحسين إدارة وقتنا هي التخلص من المهام المتعددة والمشتتات .

 لا يمتلك دماغنا القدرة على المعالجة بالتوازي: إنه يقفز انتباهه من نشاط إلى آخر. عندما تكون المقاطعات متكررة أو نقفز من شيء إلى آخر في وقت قصير ، لا يمكننا الخوض في أي شيء أو التركيز عليه. 

 

لتحسين إدارة وقتنا يجب القضاء على الانقطاعات :  

حاول العمل باستمرار وعلى شيء واحد في كل مرة . إذا كنت تكتب تقريرًا ، فلا ترد مكالمات أو تنظر إلى البريد الإلكتروني. تقطع المقاطعات التركيز وتستغرق منا وقتًا لإعادة الاتصال ، وتبطئنا ، ونرتكب المزيد من الأخطاء ، كما أنها تولد القلق.

 

من المستحيل في بعض السياقات إزالة المقاطعات تمامًا ، ولكن يجب أن يكون لدينا طريقة لتجنب كل المقاطعات التي يمكننا:

 

تحقق من البريد الإلكتروني / الرسائل (الشخصية والعمل) فقط في أوقات محددة 

عندما نعلم أنه يمكننا الرد (وليس في كل مرة نتلقى فيها رسالة) لا فائدة من قراءة بريد إلكتروني من العميل في الساعة 11 مساءً ، أو رؤية رسالة من صديق قبل الاستحمام. لا تقلق بشأن “ماذا لو كان الأمر عاجلاً؟” .. إذا كان الأمر كذلك ، فسيتصلون عدة مرات أو يجدون طريقة للاتصال بك.

 

عندما نحتاج إلى التركيز ، أخبرنا أننا لا نريد المقاطعة حتى يأخذها الآخرون في الاعتبار.

 

لا تبدأ أشياء متعددة مرة واحدة.

 إذا طُلب منك ، على سبيل المثال ، في العمل مهمة جديدة مهمة أثناء قيامك بشيء ما ، فقم بتدوين ملاحظة لتبدأ بها بمجرد الانتهاء. أكرر: شيء واحد في كل مرة. إذا كنت تطبخ ، فلا تتوقف عما تفعله “لحظة واحدة” للذهاب وسقي النباتات لأنك تراها تذبل إلى حد ما ، واكتب أيضًا WhatsApp لابنتك … شيء واحد في كل مرة. 

 

إذا لم يكن لديك الوقت لبدء وإنهاء شيء ما ، فمن الأفضل تحديد الوقت أو إلى أي مدى ستفعل ذلك. (على سبيل المثال: “سأقوم بكي ما ستعطيني إياه في نصف ساعة”. “سأقوم بدراسة منهج علم الأحياء من 16 إلى 17.30” ، “سأقرأ الفصل الأول” … إلخ.)

في العمل ، يحدد بضع ساعات لتلقي المكالمات والتحقق من رسائل البريد الإلكتروني. يمكنك أيضًا إخبار الآخرين بجداولك الزمنية حتى يأخذوها في الاعتبار (“يفضل الاتصال بي في وقت أكون فيه متاحًا بشكل أكبر” ، أو “أتحقق من رسائل البريد الإلكتروني في الظهيرة ومنتصف الظهيرة” ..)

اقرأ المزيد تطبيقات التعلم قناة الإبداع في شروحات التعليم والتكنولوجيا

 

بالطبع ، إذا كنت بحاجة إلى التركيز على شيء ما ، فتخلص من التداخلات المحتملة: خارج الهاتف المحمول ، والشبكات الاجتماعية ، والإنترنت … إلخ. يمكنك أيضًا منع نفسك من الدخول إلى مواقع ويب وتطبيقات معينة باستخدام برامج وتطبيقات أخرى مثل Self Control أو Focus وغيرها من التطبيقات التي يمكنك العثور عليها. يمكنك أيضًا إيقاف تشغيل الصوت من إشعارات الهاتف ، أو إيقاف تشغيل التلفزيون ، أو إذا جاء صديقك للدردشة ، فيرجى إخباره أنك مشغول وأنه إذا لم يمانع ، يمكنك التحدث لاحقًا.

 

فرق بين المستعجل والمهم:

هل تتذكر حكاية الحجارة والقارورة؟ (إذا لم تكن قد قرأته ، يمكنك أن تفعله هنا ) ما هي أحجارك الكبيرة؟ ما الأشياء المهمة أو ذات الأولوية؟ الأسرة ، الصحة ، الأصدقاء ، نشاط يجعلك تستمتع ، هموم فكرية …؟

 

ابحث عن طريقة لتنظيم نفسك. حمل جدول الأعمال. خطة.

 

لاحظ كل شيء! اكتب أفكارك!

كل من الأنشطة التي تحتاج إلى القيام بها في يومك ليومك ، وكذلك أفكارك ، ومشاريعك طويلة المدى ، والأفلام التي أوصيت بها ، والأماكن التي ترغب في زيارتها ، والكتب التي يجب قراءتها ، والأهداف الشخصية … إلخ.

 

يتعلق الأمر بتحقيق توازن جيد بين التخطيط والارتجال: ترتيب وتخطيط يومك ليومك ، وقت فراغك ، أفكارك ، ولكن دون أن تكون جامدًا.